전 직원들이 협업과 관련하여 필요성을 느끼지 못하는 단계에서 너무 밀어 부치면 안되겠다는 생각을 했다. 그래서 단계적으로 적응이란 전략을 짰다.
1. 공론화 한다.
- 회의시간에 협업에 대한 필요성과 적용방침을 알린다.
2. 내가 직접 사용하면서 우리 회사에 적합한 방법을 제시한다.
- 누군가는 선도하는 사람이 있어야 방향을 제시할 수 있다. 따라서 내가 직접 해보기로 한다. 나의 일정을 공유 하면서(처음엔 모든 직원이 사장의 동선을 파악 수 있고 사장은 직원의 일정을 모르는 상황이 벌어진다.)직원들에게 참여하도록 유도한다.
3. 단계적으로 익숙하게 만든다.
- 일정관리 및 구글드라이브에 접근성을 높인다. 회의록 및 일정 공유관련 지침을 알리고 같은 일정관련 DB을 생성하고 배포한다.
- Trello를 기반으로 프로젝트를 관리하기 시작한다.
4. 본격적으로 협업의 효과를 서로 확인할 수 있게 하고 필요성을 각인시킨다.
- 진행중인 프로젝트를 Trello에 올리기 시작한다. 가급적이변 사진위주로 정보를 공유한다.
- Trello를 기반으로 구글드라이브의 파일을 공유하고 일정을 확인고 프로젝트 담당자들이 올리는 정보를 확인하고 지원한다.
뭐 이런 정도의 계획이었다.
이메일과 카톡을 통해 구글드라이브에서 작성한 문서를 공유해서 배포했다. 자연스럽게 구글드라이브 문서로 유도 하면서 협업에 대한 기본 방향을 제시하였다.
다음은 최초 직원들에게 전달한 협업가이드이다. 물론 구글드라이브에서 작업을 했고 공유를 통해 배포했다. 자연스럽게 구글드라이브에 접속할 수 있도록........
<2014.11.20 협업관련 가이드>
협업가이드> HyoChang멤버 협업기반 도구와 참고사항 공유
멤버들이 기본적으로 활용할 협업툴과 방법 등의 가이드입니다.
또한 관련된 파트너나 외부 멤버들에게도 협업방법에 대해 권하거나 요청할때 활용하시기 바랍니다.
1. 협업툴, 환경
협업은 기본적으로 다음과 같은 환경을 기본으로 지향합니다.
- 온라인의 모든 환경(PC상이나 모바일상에서의)에서 원활하게 사용가능한 방안을 사용.
- 가능한 별도의 사용비용 필요없는 Freeware나 오픈소스 기반의 서비스, S/W 사용.
- 꼭 필요한 경우 개인적으로 상용툴이나 서비스 활용. - Google Drive 서비스상의 협업폴더에 사업과정에서 발생하는 모든 데이터가 가능한 저장될 수 있도록 함.
- 모든 멤버들은 Google 계정을 하나씩 보유하고, 그것을 기본 계정으로 사용함.
2. 협업 아이템들
- 파일 기반의 공동작업, 배포, 공유
- 개인/프로젝트별/사업전체 일정 관리
- 아이디어/의견 공동작업, 공유, 관리
- 모든 To Do 관리
- 사업 관리
- 멤버쉽 관리
3. 협업 도구들
아래 가이드 하는 서비스나 툴들은 온라인사이트에 접속해서 직접 가입 또는 다운로드해서 사용하거나, <크롬>브라우저 상에서 웹스토어에 접속하여 다운로드 후, <크롬>브라우저에 연결해서 활용할 수 있습니다.
상황에 맞게 아래 도구들을 적절히 동시적으로 사용하겠습니다.
- 파일 기반의 공동작업, 배포, 공유
- <Google Drive>
- <draw.io.pro> ⇒ 크롬웹스토어에서도 다운가능, 다이어그램, UI/UX 작업 등에 활용.
- office.com ⇒ 이 주소에 접속하여 MS 오피스의 모든 기능을 무료로 사용가능. 가능하면 각자의 구글계정으로 가입해서 사용 권함.
- 개인/프로젝트별/사업전체 일정 관리
- <Google Calendar> ⇒ 구글캘랜더DB 공유하여 모든 협업에 활용.
- <Gantter for Google Drive> ⇒ 크롬 웹스토어에서 다운로드 가능. 프로젝트나 작업의 상세한 일정/진척관리에 활용.
- 아이디어/의견 공동작업, 공유, 관리
- <Google Drive> ⇒ 문서나 슬라이드, 스프레드시트 등의 파일을 활용 가능.
- <Google Mail> ⇒ 메일도 아이디어, 의견 공유에 활용.
- <MindMup> ⇒ 마인드맵 기반의 정보 정리, 공유툴.
- <draw.io.pro> ⇒ 다양한 다이어그램, 정보시각화에 활용.
- 모든 To Do 관리
- <Trello> ⇒ 프로젝트와 관련된 모든 To Do 를 보고 대응하는 가장 기본적인 도구로 활용.
* Trello 활용영상자료 - 사업 관리
- <Google Drive> ⇒ 기본 계약자료, 재무관리파일 등 주요 사업 관리용 파일들로 활용.
- office.com ⇒ 사업 관리 자료 중 외부에 공유, 제출 필요한 파일들 만들거나 공유할때 활용.
- 멤버쉽 관리
- <Google Drive> ⇒ 멤버쉽 관련 서류들, 리스트 정보 등의 관리와 공유에 활용.
지금부터는 방법론이다.
1. 제일 먼저 해야할 일은 공통된 지메일을 만드는일이다. 구글 카렌더 및 구글드라이브를 사용하기 위해서 지메일을 전체 직원이 개설해야한다.
2. 구글캘린더의 DB를 만들어 공유한다. 같은 DB를 사용하는 사용자들 끼리 일정이 공유된다.
구글카렌터 세팅방법
https://docs.google.com/document/d/1iPqEFeKFJKYOqEhWrGSQybT_YiWzkY3TEQmM3wlaLdY/edit?usp=sharing
3. 다음은 일정을 공유할 때 규칙이다.
<2015.03.02 일정 가이드>
Hyochang Board 2015-03-2
from HC Captain to HC Crew Group
꽃피는 3월의 시작입니다. 모두들 2개월 간 트렐로를 기반으로 협업방법에 대해 적응해 왔습니다. 이제부터 구글캘린더와 트렐, 구글드라이브를 연동하여 일정과 프로젝트관리를 할 수 있게 2단계로 넘어가려 합니다.
트렐로 및 구글캘린더 연결방법
1. 협업툴, 환경
우리는 다음과 같이 일정(프로젝트)을 관리합니다.
- 구글캘린더
일정들: 작업계획, 미팅계획, 휴가 및 월차등 서로 공유해야할 일정들
각자의 일정 구분을 위해 말머리에 다음과 같이 인식표(영문 두자리)를 입력한다.
ex)
성명 | 직함분류 | 비고 | 캘린더DB |
신** | SJ | 사장 | 영업설계 |
김** | BS | 부사장 | 영업설계 |
최** | CI | 최이사 | 영업설계 |
황** | HI | 황이사 | 시공 |
신** | SB | 신부장 | 영업설계 |
강** | KI | 강이사 | 공장 |
김** | KB | 김부장 | 시공 |
손** | SC | 손차장 | 시공 |
김** | KC | 김차장 | 시공 |
- 트렐로(Trellro.com) :
프로젝트의 생성 및 관리(진행 상황과 To Do, Project 위주로….) 위주에서 일정을 포함한 스케쥴 관리로 전환합니다.
다만, 구글캘린더에서 트렐로 데이터를 하루에 한번 또는 두번만 가져오고 있는것 같음.
다른 방법을 찿아보고 있음(추후 공지하겠음)
- 구글드라이브
공유 또는 협의가 필요한 사안들의 의견를 취합할 수 있는 공간으로 사용
효창공법 파워포인트자료 및 동영상, 사진등 영업에 필요한 자료등을 올려 활용
4) 3주간 일정공유를 하고 있습니다.
모두들 잘 적응해 주셔서 서로의 일정을 확인할 수 있었습니다.
요번주 부터는 진행되는 일정과 금일 작업(업무)내용을 일정상에 올려주시기 바랍니다.
일정이란?
- 계획된 일정(미팅등..)
- 휴가, 월차, 공장지원(방문)등 상태변화(위치변동)
- 내업 및 작업일정(설계작업, 업무지원, 계약, 생산성 향상등의 일정)
- 현장의 경우 : 3/23~4/1 천공작업(종일)
5) 공장의 생산일정과 현장의 작업일정을 공유할 필요가 있습니다.(3/24 SJ)
각자의 일정에 “공장"캘린더를 공유하시기 바랍니다.
